Das Lastenheft ist das wichtigste Dokument der ERP-Auswahl. Es übersetzt Ihre Anforderungen in etwas, das Anbieter bewerten und anbieten können. Und genau hier passieren die teuersten Fehler — meist nicht im Detail, sondern in der Haltung.
Stolperfalle 1: Das Lastenheft beschreibt die Software, nicht das Bedürfnis
Ein häufiger Fehler: „Das System muss ein Dropdown-Menü für Lieferantenauswahl haben." Das ist eine Lösung, keine Anforderung. Besser: „Einkäufer müssen bei der Bestellung aus freigegebenen Lieferanten wählen können." Das lässt Raum für die beste Umsetzung — und Sie schränken sich nicht selbst ein.
Stolperfalle 2: Alles ist „Muss"
Wenn jede Anforderung höchste Priorität hat, hat keine Priorität. Anbieter können dann nicht erkennen, worauf es Ihnen wirklich ankommt. Eine saubere Gewichtung — Muss, Soll, Kann — ist die halbe Miete für eine vergleichbare Bewertung.
Stolperfalle 3: Mengengerüst fehlt
Wie viele Belege pro Tag? Wie viele Nutzer gleichzeitig? Wie viele Artikel, Standorte, Mandanten? Ohne Mengengerüst kann kein Anbieter seriös kalkulieren — und Sie bekommen Angebote, die später nicht halten.
Stolperfalle 4: Die Fachbereiche sind nicht eingebunden
Ein Lastenheft, das die IT allein schreibt, übersieht die Realität an der Werkbank und im Büro. Die Menschen, die täglich mit den Prozessen arbeiten, kennen die Sonderfälle, die ein Projekt später lahmlegen können.
Lassen Sie jeden Fachbereich seine fünf wichtigsten Anforderungen formulieren — und begründen, warum sie wichtig sind. Die Begründung trennt echte Notwendigkeit von Gewohnheit.
Stolperfalle 5: Das Lastenheft ist ein Wunschzettel statt Entscheidungsgrundlage
Ein gutes Lastenheft ist kein Katalog von 500 Funktionen. Es ist ein fokussiertes Dokument, das die kritischen Anforderungen klar macht und Anbietern erlaubt, sich zu differenzieren. Qualität schlägt Vollständigkeit.